능률적인 작업 흐름은 작업에서 최대의 생산성과 효율성을 달성하고자 하는 전문가에게 필수적입니다. 그러나 일부 기능은 마스터하기 어려울 수 있으므로 워크플로를 간소화하기가 더 어렵습니다. 이 블로그 게시물에서는 이러한 까다로운 기능 중 일부와 이를 마스터하여 워크플로우를 간소화하는 방법에 대해 설명합니다.
키보드 단축키 사용
키보드 단축키를 사용하는 것은 워크플로 효율성을 높이는 가장 빠른 방법 중 하나입니다. 그러나 키보드 단축키를 암기하는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다. 다행스럽게도 일반적인 키보드 단축키를 배우고 기억하는 데 도움이 되는 몇 가지 도구가 있습니다. 예를 들어 Shortcut Foo 앱은 Gmail, Excel, Photoshop 등과 같은 다양한 응용 프로그램의 바로 가기를 가르치고 연습할 수 있도록 도와줍니다.
반복 작업 자동화
크든 작든 반복적인 작업은 근무 시간의 상당한 부분을 차지할 수 있습니다. 이러한 작업을 자동화하면 시간이 절약될 뿐만 아니라 오류 가능성도 줄어듭니다. 운 좋게도 IFTTT, Zapier 및 Automate.io와 같은 여러 가지 자동화 도구를 마음대로 사용할 수 있습니다. 이러한 도구를 사용하면 서로 다른 응용 프로그램을 연결하고 수동으로 수행해야 하는 작업을 자동화하는 워크플로를 생성할 수 있습니다.
템플릿 사용
처음부터 문서나 디자인을 만드는 것은 특히 비슷한 것을 반복해서 만들어야 하는 경우 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 시간이 절약되고 일관된 디자인이나 문서를 만들 수 있습니다. 많은 응용 프로그램에서 원하는 대로 사용자 지정할 수 있는 기본 제공 템플릿을 제공합니다. 그러나 고유한 사용자 지정 템플릿을 만들고 사용하는 것은 작업 흐름을 간소화하는 측면에서 게임 체인저가 될 수 있습니다.
파일 및 폴더 구성
어수선한 디지털 작업 공간으로 인해 파일 찾기가 답답하고 시간 소모적인 작업이 될 수 있습니다. 파일 및 폴더 구성은 워크플로 관리의 필수 부분입니다. 작업 및 파일 형식에 적합한 다양한 프로젝트, 클라이언트 또는 기타 범주에 대한 폴더를 만듭니다. 또한 파일을 더 쉽게 검색하고 찾을 수 있도록 간단한 이름 지정 규칙을 만드는 것이 좋습니다.
협업 도구 사용
협업 도구는 팀 구성원이 함께 작업하고 정보를 원활하게 공유할 수 있도록 하여 팀 커뮤니케이션 및 워크플로우 효율성을 개선하도록 설계되었습니다. Slack, Microsoft Teams, Asana, Trello 및 Zoom과 같은 도구를 사용하면 조직을 유지하고 정보를 교환하며 다양한 프로젝트의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
휴식을 취하다
좋은 정신 건강과 생산성을 유지하려면 휴식을 취하는 것이 필수적입니다. 과로하면 피로해지고 생산성이 떨어집니다. 연구에 따르면 규칙적인 휴식을 취하면 생산성과 창의성이 향상될 수 있습니다. 따라서 작업 흐름의 휴식 시간을 이상적으로는 한두 시간마다 계획하고 일상 업무의 일부로 만드십시오.
결론적으로 워크플로를 간소화하는 것이 처음에는 어려워 보일 수 있지만 위의 까다로운 기능을 마스터하면 생산성과 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 작업 흐름을 간소화하는 것은 노력, 근면 및 지속적인 개선이 필요한 지속적인 프로세스임을 기억하십시오.